Rutynowe faktury, po uruchomieniu KSeF, procesuje się obecnie coraz sprawniej. Wciąż istnieją jednak wąskie gardła. Szczególne wśród nich są wyjątki, które mogą mieć różne przyczyny, ale powodują podobne skutki: opóźnione przepływy gotówki, utracone rabaty za wcześniejszą płatność, napięte relacje z dostawcami i zamrożony kapitał obrotowy. Ionuț Valentin Sas, SVP Finance w UiPath, zarysowuje związane z nimi wyzwania, ich podłoże i potencjalne rozwiązania.
Gdy faktura odbiega od oczekiwanego schematu, przyczyn może być wiele: niedopasowanie do zamówienia zakupu (PO), brak zatwierdzenia, błędne kodowanie albo zapytanie od dostawcy. Od tego momentu sprawa trafia do wątków e-mailowych i arkuszy kalkulacyjnych, co komplikuje pracę działów finansowych. Jak ułatwić i przyspieszyć obsługę faktur, które nie idą utartą ścieżką?
Kłopot z wyjątkami
Aby dobrze zrozumieć problematykę wyjątków, warto wprowadzić pojęcie przetwarzania bezpośredniego (ang.: straight through processing, STP) – procesu, w którym faktura przechodzi od wpływu do zapłaty bez angażowania człowieka. To jedno z najskuteczniejszych narzędzi, jakie działy finansowe mają do dyspozycji przy rosnących wolumenach dokumentów. Firmy takie jak Canon raportują nawet 90-procentowy wskaźnik STP dla niektórych kategorii faktur.
Tymczasem według raportu Ardent Partners State of ePayables nawet najlepiej działające działy księgowości osiągają zaledwie około jednej trzeciej tego wyniku. Ta przepaść unaocznia zmianę, która już zachodzi w obszarze zobowiązań. W miarę jak rutynowe faktury w coraz większym stopniu przetwarzają się same, weryfikacja standardowych transakcji schodzi na dalszy plan na rzecz oceny sytuacji, koordynacji i rozwiązywania przypadków wykraczających poza schemat.
Większość systemów automatyzacji powstała z myślą o przewidywalnych transakcjach. Pozostałe przypadki nadal wracają do ludzi, bez żadnego mechanizmu, który pozwoliłby rozwiązywać je szybciej i bardziej powtarzalnie. Brak informacji zdarza się rzadko. Problem w tym, że są one rozproszone między wieloma systemami i wymagają ręcznego poskładania w całość. Obsługa wyjątku często oznacza konieczność zebrania danych z systemów ERP, platform zakupowych, umów, historii transakcji i korespondencji z dostawcami przed podjęciem decyzji. Właśnie na tym traci się większość czasu.
E-fakturowanie: przypadek Polski
Polska stopniowo wdrażała Krajowy System Faktur Elektronicznych (KSeF), zaczynając od dużych podatników w lutym 2026 r., a następnie rozszerzając go na wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa w kwietniu bieżącego roku. Mikroprzedsiębiorcy dołączą do systemu w styczniu 2027 r. Była to ewolucja sama w sobie, która jednocześnie dała wyraźne i bardziej naglące sygnały zmiany zachodzącej w działach finansowych.
Pierwsze miesiące działania systemu pokazały, że standaryzacja dokumentów upraszcza rutynowe przetwarzanie, ale jednocześnie uwydatnia kwestie, które do tej pory ginęły w tle. Jak wskazują obserwacje wdrożeniowe, największym wyzwaniem nie okazała się technologia, lecz organizacja pracy.
Procesy, które przez lata funkcjonowały w oparciu o maile, skany i PDFy, nagle musiały zostać przebudowane. Do tego dochodzi specyfika polskiego rynku: faktury zakupowe od zagranicznych kontrahentów pozostają poza KSeF i są rozliczane odrębnymi kanałami, co oznacza, że wiele firm prowadzi dziś równoległe obiegi dokumentów: ustrukturyzowany dla sprzedaży krajowej i tradycyjny dla zakupów z importu. To nowa, konkretna kategoria wyjątków, z którą systemy działów zobowiązań muszą radzić sobie każdego dnia.
Poza tym zgodność z regulacjami to dopiero punkt wyjścia. W ewolucji księgowości tkwią także szanse na modernizację całego firmowego obszaru finansów i podejścia do obsługi wyjątków. Nie tylko po to, żeby zdążyć z harmonogramem, ale także, aby nadać konkurencji tempo automatyzacji.
Koordynacja automatyzacji z nadzorem
W miarę jak coraz więcej pracy związanej z rozwiązywaniem wyjątków przejmują agenty AI, kluczowego znaczenia nabierają dobrze pojęte przejrzystość, audytowalność i kontrola. Nadzór powinien nie tylko nie spowalniać decyzji, ale dawać organizacjom pewność, że mogą automatyzować zadania niskiego ryzyka, jednocześnie utrzymując klarowność działania, możliwość wyjaśnienia go oraz gwarantując ludzki nadzór nad sprawami o wyższej wadze.
Dobrze zaprojektowana orkiestracja sprawia, że ludzie pozostają odpowiedzialni za decyzje, a nie tylko sprawniej je przetwarzają. Ma to coraz większe znaczenie w miarę jak działy finansowe automatyzują kolejne etapy cyklu życia faktury. Zaufanie do AI nie bierze się z całkowitego wyeliminowania człowieka z procesu, lecz z jasnego ustalenia, kiedy ludzka opinia powinna pozostać jego integralną częścią.
Kultywując tego rodzaju odpowiedzialność w ramach governance, organizacje mogą przekształcić kontrolę i zgodność z regulacjami z hamulca w autostradę dla dalszej automatyzacji oraz cyfryzacji.
Zmiana myślenia liderów finansów
Zmieniający się paradygmat w finansach można podsumować jako przejście od automatyzowania faktur do rozwiązywania wyjątkowych przypadków. CFO muszą zacząć traktować te ostatnie jako kolejny front w automatyzacji finansów, a nie jako końcowy dodatek do obsługi dokumentów. Fundamentem tej zmiany jest orkiestracja biznesowa: łączenie pracy ludzi, systemów i agentów AI przy każdym wyjątku, zamiast zwykłego przekazywania go komuś do obsługi w późniejszym czasie.
Agenty AI mogą wykonać większość pracy przygotowawczej, zanim w ogóle pojawi się człowiek – zebrać potrzebne informacje, przeanalizować dotychczasowe sposoby rozwiązania podobnych przypadków, zaproponować kolejne kroki i przygotować projekt komunikacji z dostawcą. Nie zastąpią jednak ludzkiego osądu. Mogą go natomiast przyspieszyć i lepiej ugruntować w faktach.
Największą przewagę zdobędą ci liderzy, którzy zamienią to, co tradycyjnie było źródłem opóźnień, w przewagę konkurencyjną. Polska ma już przykłady udanej cyfryzacji i automatyzacji, np. w PZU czy Tauronie. Lokalne organizacje mają teraz przed sobą kolejną szansę, tym razem związaną z finansami, na nadanie tempa i kierunku cyfryzacji w regionie. Skorzystają z niej te podmioty, które wezmą wyjątki pod kontrolę.
O UiPath
UiPath (NYSE: PATH) jest liderem w dziedzinie orkiestracji biznesowej i automatyzacji, któremu organizacje z całego świata powierzają przekształcanie złożoności działalności w inteligentne i bezpieczne operacje, w których agenci AI analizują, roboty wykonują zadania, a ludzie kierują procesami. Powstały z myślą o nowoczesnych przedsiębiorstwach i najbardziej regulowanych branżach na świecie, UiPath integruje automatyzację, orkiestrację, sztuczną inteligencję i testowanie w ramach kontrolowanych, skalowalnych procesów. Umożliwia wprowadzanie innowacji w tempie adekwatnym do biznesu, zapewniając jednocześnie kontrolę i zgodność z przepisami, których wymagają liderzy przedsiębiorstw. Więcej informacji można znaleźć na stronie www.uipath.com oraz Test Cloud.
Kontakt dla mediów: